ASSUMME - Associação Para Um Mundo Melhor - COE - Comissão Organizadora de Eventos

BAILE DOS ANOS DOURADOS - 21/09/2024

COE – Comissão Organizadora de Eventos (Ordem Alfabética) - Andréia Brito / Cláudia Ioshida / Daniella Faria / Larisa Morales / Lila Baiana / Panettone / Rene Weber /Sandra Caballeria / Sandra Weber / Souza Daviola / Suzete Sena / Thadeu Villela + FORÇA TAREFA

APCEF: Altayr Monteiro / Marcia Roberta / Bruna Santana / Larissa Nathalie

Direção e supervisão geral: Souza Daviola e Lila Baiana

*IMPORTANTE! são muitos os detalhes da produção, e precisamos da ajuda de TODOS para que possamos produzir um evento de bom nível, como já é padrão dessa maravilhosa equipe. PEÇO, especialmente a(o)s Coordenadora(e)s, que confiram os dados e informações pertinentes a sua coordenação e alinhem com a direção do evento as mudanças e atualizações necessárias EM TEMPO HÁBIL!! SIMBORA BAILAR?!

INFORMAÇÕES GERAIS:

Evento: Baile dos Anos Dourados 2024

Traje: conforme tema (preferível mas não obrigatório)

Dia do evento: 21/09/2024 <<>> Horário: das 17h às 23hs

Local: Clube da APCEF (Associação do Pessoal da CEF), Rua David Eid, 103

Público estimado: 350/400 convidados / 60/70 trabalhadores/colaboradores "Força Tarefa"

Animação: Banda "Mania de Cantar" <<>> Repertório variado, nacional / internacional.

Iluminação / Efeitos / Decoração: Motivo: Anos Dourados

Personal Dancer: Cavalheirosd e damas

Venda de convites: R$50 - individual

Reserva de mesas: Com 6 cadeiras R$60,00

Obs: Quem comprar mesa deve ter ciência de que todas as cadeiras devem ser ocupadas com seus convidados, ou liberadas para possíveis outros convidados.

ATRAÇÕES EXTRAS!

*Troféu melhor traje "Anos Dourados"

*Troféu melhor animação - individual
*Troféu melhor animação - grupo

*Troféu "Rainha ou Rei do Baile!" - maior número de convidados (convites vendidos)

*Bazar - com variedades de produtos novos e seminovos.

Produção e organização: Assumme - Associação Para Um Mundo Melhor

Contato: ZAP (11)99692-0038 - Souza

Apoio e Espaço Social: APCEF - Associação do Pessoal da Caixa Econômica Federal

Colaboradores:

* Os eventos da Assumme só são possíveis graças as parcerias, apoios, doações e trabalho de empresas e pessoas comprometidas com o bem estar social, que se unem na busca de um Mundo Melhor, na certeza de que juntos constroem uma sociedade mais justa e igualitária; obrigado a todos, e especialmente aos maninhos da "FORÇA TAREFA ASSUMME!"

COMPETÊNCIAS - COORDENAÇÕES:

(Planejamento preliminar, podendo ocorrer modificações/adequações a critério das coordenadorias)

EVENTO:

01) Banda & Iluminação: competência > Thadeu Villela & Liciene Bueno

02) Recepção: competência > Cláudia Ioshida e Suzete Sena

03) Atendimento aos convidados: competência > Equipe de atendimento - Coordenação: Sandra Caballeria

04) Personal Dancer: Cavalheiros e Damas. Competência > Souza Daviola

05) Elaboração e confecção de Comidas: competência > Chef Larissa Morales
06) Cozinha e apoio: competência > Andréia Brito

07) Bebidas geladas: competência > atendimento: Luiz Lins Mesquita > aquisição dos produtos: Luiz Mesquita e Souza Daviola

08) Drinks e Coqueteis: competência > Atendimento e aquisição dos produtos > Panettone - Fernando

09) Fotos e filmagens: competência > Em aberto, aguardando...

10) Caixa: competência Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann

11) Força Tarefa - contatos e designação de tarefas > Competência > Souza Daviola.

PRODUÇÃO:

11) Decoração: competência > Equipe decoração - Coordenação > Daniella Faria

12) Reserva/Venda de convites: competência > Souza Daviola

13) Reserva/Venda de mesas: competência > Souza Daviola

14) Criação de imagens, Divulgação & Promoção: competência > Souza Daviola

15) ECAD / licenças: competência > Souza Daviola
16) Descartáveis para o atendimento: competência > Larissa Morales e Souza Daviola

17) Descartáveis para Limpeza & fachina: competência > APCEF

18) Logística: competência > Souza Daviola (compras, deslocamentos da banda, retiradas e devoluções de equipamentos)

APOIO

19) Ambulância tripulada: Competência Souza Daviola
20) Brigadista: competência > Souza Daviola

21) Segurança: competência > Souza Daviola

22) Gerador: competência > Souza Daviola

23) Estacionamento: competência > APCEF - R$20,00 (pago pelo convidado.)

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PLANEJAMENTO, PROCEDIMENTOS & PROVIDÊNCIAS

(Planejamento preliminar, podendo ocorrer modificações/adequações a critério das coordenadorias)

HORÁRIOS Para produção:

Os salões estarão disponíveis para montagem do palco e decoração na 5ª e 6ª feira das 15h00 às 21h30, e no sábado a partir das 8h00.

Mesas e cadeiras serão alinhadas na 6ª feira.

Cozinha disponível na 6ª e no sábado a partir das 08h00.

Atenção COORDENADORES, verifiquem se todos os procedidmentos, compras e providências do seu setor estão programados com tempo hábil.

Daniella Faria = Decoração
Cláudia Ioshida e Suzete Sena = Recepção
Sandra Caballeria = Atendimento às mesas / pedidos.
Thadeu Villela = Banda e Iluminação
Bebidas geladas = Luiz Mesquita
Panettone = Drinks
Paulo e Ana Beckmann = Caixa
Raphael Figueiredo = Espetinhos
Larissa e Sandra = Cozinha (informar horários para trabalhadores chegarem)
Souza = Segurança, apoio logístico, mídia,

Voluntários:
Dúvidas? envie mensagem de texto para Souza (11) 99692-0038 que esclarecerá e enviará a pergunta e resposta no grupo para conhecimento de todos.

1) BANDA / ILUMINAÇÃO: competência > Thadeu Vilella & Liciene Bueno.

Providências:

* Thadeu > enviar até 20/08 a relação das músicas para Souza. (ECAD) =

*Logística: 5ª feira 10hs pegar equipamentos na casa do Oscar em Mauá
6ª feira 12hs pegar os equipamentos na casa do Thadeu e ajudar a montar

Domingo de manhã ajudar a desmontar e levar de volta para casa.

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02) RECEPÇAÕ (6 pessoas): Competência > Cláudia Ioshida e Suzete Sena

Componentes: Cláudia Ioshida (coordenadora), Suzete Sena e + 4 voluntári(o)s = A informar...

* CONVIDADO deverá ser recepcionado, apresentar seu voucher digital ou informar seu nome para verificação na relação de convidados.
- O Convidado receberá uma pulseira de identificação na cor azul e será orientados a comprar assummits no caixa Central. Após deve ser conduzido para sua mesa por um(a) atendente.

*Voluntários trabalhadores serão identificados com pulseiras vermelhas.

Providências:
*Carregar as maquinas de cartões na 6ª feira.

*Disponibilizar pulseiras de identificação azul e vermelha.

*Imprimir relação de convidados por ordem de nome e por ordem de número de convite
*Imprimir relação "Força Tarefa"
*Providenciar impressos de QRcode, PIX para pagamentos e prismas para as mesa.

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03) ATENDIMENTO AOS CONVIDADOS: competência > Equipe de atendimento (25/30 atendentes) sob coordenação da Sandra Caballeria

COMO SERÁ:

*Será elaborado um vídeo ou áudio com orientações sobre os procedimentos de atendimento, que ficará disponível na página do COE
*Será feito reunião presencial ou online +-2 semanas antes do evento para esclarecimentos.

*No dia do evento, atendentes devem chegar no máximo até 16h00 para serem orientados das funçoes, procedimentos e setores de atendimento, e receberão A$25,00 para consumação livre.

*Cada atendente terá um bloco de comanda com carbono (2 vias), e quando tirar o pedido já cobrará o total do convidado, apresentando na recepção da cozinha ou no setor de bebidas o pedido e o valor correspondente em assumit.
*Os pedidos de comidas e bebidas serão tirados por atendentes distintos, para facilitar o atendimento.

*Pagamentos de pedidos SOMENTE com Assumit (A$) adquiridos no caixa, ou através de voluntário(a) credenciado(a) pela coordenadoria do caixa.

*O atendimento às mesa será setorizado.

Voluntários confirmados: clique para ver FORÇA TAREFA!

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04) CAIXA (6 pessoas): competência e coordenação > Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann + 4 Voluntários: ...

Como será: *A excessão de possíveis convites na recepção, todo pagamento durante o evento será feito com A$ (Assumits) que serão adquiridos no caixa central ou com trabalhadores credenciados sob orientação da coordenadoria de caixa.

* Além de QRcode impressos nos cardápios e enfeites de mesa, teremos máquinas de cartão de débito / crédito, para atendimento no caixa central e mesas, que serão disponibilizadas para a coordenadoria de caixa na sexta feira. A coordenação se encarregará de orientar com antecedência os trabalhadores que irão manusear as máquinas, bem como deixá-las carregadas e prontas para o uso.

*Providenciar impressos de cardápio com valores, QRcode e PIX para pagamentos.

Status: Em andamento

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05) COZINHA: (12 pessoas)

Elaboração e confecção de Comidas: Chef Larissa Morales
Coordenação de apoio, equipamentos e limpeza: Andréia Brito

Ligação Cozinha x Atendimento (recebimento de pedidos): Daniella Faria

Componentes: Ver na planilha "Força Tarefa"

Cardápio: (sendo revisto!)

Espetinho (carne, linguiça, frango) ........................... R$8,00

Batata frita ........................................................ R$20,00

Dadinho de tapioca ............................................ R$20,00

Minipastel misto (carne e queijo) .......................... R$20,00

Minisalgados (bolinhos carne e queijo, coxinhas) ....... R$20,00

Calabresa acebolada na cachaça c/ pão ............ R$25,00

Porção de amendoim ........................................ R$10,00

Providências:
Freezer para armazenamento dos congelados e geladeiras para preservação dos alimentos.

Freezer / geladeira para as bebidas.

Fritadeiras / escumadeiras.

Bandejas tipo garços para atendimento - Assumme

Bandeja para servir porções

Guardanapos, palitos, garfos e facas descartáveis
Formas e travessas organizadoras para alimento na cozinha

06) BEBIDAS GELADAS (4 pessoas): competência > Luiz Carlos Lins Mesquita

Como será: Atendimento: Luiz Mesquita + 4 voluntários(a)s

cerveja Skol 269ml ............................... = 225 (15 cxs de 15unid)

cerveja Brahma Duplo Malte 269ml........ = 225 (15 cxs de 15unid)

cerveja Heineken 269ml........................ = 105 (7 cxs de 15unid)

cerveja Heineken 00 (sem álcool) 350ml = 48 ( 4 cxs de 12unid)

cerveja Budweiser 269ml...................... = 120 (8cxs de 15unid)

cerveja Malzbier 350ML....................... = 24 (2 cxs de 12unid)
Coca-Cola normal 350ml...................... = 120 (10 cxs de 12unid)
Coca-Cola Zero 350ml.......................... = 48 (4 cxs de 12unid)
Guaraná normal 350ml......................... = 60 (5 cxs de 12unid)

Guaraná "0"l 350ml.............................. = 24 (2 cxs de 12unid)
Água mineral 500ml............................. = 288 (12 cxs de 24unid)

Providências:

Luiz e Souza comprarão as bebidas na 5ª ou 6ª feira e deixarão no clube.

Souza providenciará "taça" de acrílico para atendimento / baldes para gelo/latas

Luis providenciará gelo no sábado 13h00

Luiz e Souza providenciarão freezer horizontal e caixas de isopor para o atendimento.

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09) FORÇA TAREFA (+-70 pessoas): Competência > Souza Daviola

Procedimentos: *Os voluntários e colaboradores serão contatados por Souza Daviola, farão parte da planilha "Força Tarefa" com nome, telefone, endereço, e-mail, setor de trabalho (coordenadoria), modelo/placa de carro.

* A planilha ficará disponibilizada na página do COE, e será atualizada sempre que necessário.

* O pagamento de convite será opcional para quem estiver relacionada(o) na planilha "Força Tarefa".

* O consumo de qualquer pessoa em qualquer setor se dará SOMENTE mediante pagamento com A$!! - Salvo orientação em contrário do supervisor geral - Souza Daviola. Cada trabalhador receberá A$25,00 para consumir como quiser.

* Cada coordenador fica responsável pelos contatos com os voluntários da sua coordenadoria, bem como pela distribuição das tarefas, horários, procedimentos.... O salão, cozinha e demais dependências ficarão disponíveis a partir das 10h00 de sexta feira para decoração, arrumação das mesas, iluminação, intalação do palco e equipamentos ...

* Dentro do possível, as bebidas, comidas, descartáveis e outros devem ser levados na sexta feira, e os preparativos adiantados ao máximo

* No sábado, dia do evento, o espaço estará a disposição dos voluntários a partir das 07hs para as arrumações finais, preparações de alimentos e outros.

* O evento começa oficialmente às 17:00hs - Os voluntários devem chegar até 16h00!

Providências: Criar a planilha "Força Tarefa" (Souza); contatar voluntários. - Em andamento!

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10) DECORAÇÃO: competência > Equipe de decoração, coordenação Daniella Faria.

Como será: dentro do tema "Anos Dourados"

*Vamos tentar emprestar um "carrão" dos Anos Dourados e 2 lambretas ou vespas, para decorar a entrada.Se alguém puder ajudar, agradecemos!

*A decoração da entrada e das paredes estão sendo estudadas pela Daniella. Logo informaremos o que vamos precisar!

* Os salões estarão disponíveis para decoração na 5ª feira das 18hs às 21hs30, na 6ª feira das 10hs às 21hs30 e sábado a partir das 07hs

Status: Em andamento

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12) RESERVA DE MESAS: competência > coord. Souza Daviola

Como será: * Temos 72 mesas, sendo 68 c/6 cadeiras e 4 com 2 cadeiras.

Valor da reserva: Mesa com 6 cadeiras = R$60,00 / Mesa com 2 cadeiras = R$20,00

* Será reservada a mesa 41para a produção e teremos algumas reservas técnicas para eventualidades.

* Será reservada 1 mesa para a diretoria da APCEF.

* Quem reservar mesa, fica desde já ciente de que deve preencher todos os lugares com seus convidados, ou ocasionalmente aceitar outros convidados, visto que o evento prevê até 41 convidados e conta com 416 cadeiras disponíveis.

* A ocupação das mesas que eventualmente não forem reservadas se dará, gratuitamente, por ordem de chegada dos convidados indistintamente.

Providências: Criar e manter atualizado o "Mapa das Mesas" - OK

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13) CRIAÇÃO DE IMAGENS, DIVULGAÇÃO & PROMOÇÃO: competência > coord. Souza Daviola

Como será: Mala direta digital, Boca a Boca, e-mail, telefone, WhatsApp, site, redes sociais, cartazes, filipetas, sinal de fumaça, tambor...

Providências: * Criação de 2 páginas específicas no site:

1) www.assumme.org.br/baile - com informações públicas sobre o evento;

2) www.assumme.org.br/coe - de acesso restrito aos organizadores e trabalhadores, com informações atualizadas sobre o andamento da produção; - OK

* Confecção de 2.000 layers tamanho A-5 para distribuição e fixação em locais estratégicos;

* Disponibilização nas páginas "Baile" e "coe" e envio do flayer digitalizado para colaboradores que queiram compartilhar e/ou imprimir.

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14) ECAD & LICENÇAS: competência > Souza Daviola

Como será:

*Conforme visto nos eventos anteriores, alem do ECAD não há necessidades de outras licenças além das habituais de competência da APCF.

*Crianças terão ingresso e permanência sempre acompanhadas dos pais e/ou reponsáveis, que se responsabilizarão 100% por elas e seus atos em todas as dependências do clube.

Providências: Pagar taxa do ECAD (Aproximadamente R$1.300,00)

Status: Em andamento

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17) Logística: competência > Souza Daviola

*Preferencialmente cada coordenador providenciará as necessidades do seu setor. Havendo necessidade, o Souza deverá ser acionado com tempo habil para providências de transportes e locomoções. A van da Assumme ficará a disposição da produção 5ªf, 6ªf, sábado e domingo.

Pilotos Marcelo Markunas (5ªf e 6ªf) e Beto Lopes (Sábado e domingo), copilotos Reinaldo Aparecido, Alencar Rocha e Justino Gonçalves.

Roteiro previsto da van:

5ªfeira: 10hs pegar equipamentos com Oscar em Mauá. 12hs pegar materiais diversos na Assumme. 15hs Comprar bebidas (Souza e Luiz) na ALL Shopping da Av. Whashington Luiz, 4670. > levar tudo para o clube

6ª feira: 09hs pegar Freezer na Assumme. 09h30 pegar materias de cozinha no Paulo e Estavão (Andrea) > levar no clube.
12hs buscar equipamentos da banda / Thadeu na Rua Conde de Porto Alegre, 1419 - Campo Belo. 15hs Assaí - compras de produtos para cozinha (Larissa)

Sábado: 10hs buscar dadinhos de tapioca

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Considerações:

Querido(a)s maninho(a)s; o já tradicional "BAILE DA ASSUMME" é nosso maior evento anual, e reune grande número de pessoas, tanto trabalhadores quanto convidados e colaboradores.

TODA a renda é direcionada para a manutenção da Assumme e de seus projetos humanitários.

Participe, de sugestões, prontifique-se, divulgue ....

Nossos objetivos se tornam possíveis graças a capacidade dessa maravilhosa Família Assumme, que tem responsabilidade social e não mede esforços na busca de um Mundo Melhor, mais justo e igualitário, doando tempo, bens materiais e principalmente o bem maior da humanidade: AMOR.

Convide seus amigos também para participar desse evento e do movimento da Assumme em prol dos idosos, eles vão sentir o que você já sabe: "EM GRUPO VOCÊ FAZ O QUE SOZINHO SERIA INCAPAZ!"