ALMOÇO DANÇANTE - Italiano - 01/10/2022

 

COB – Comitê Organizador de Baile: -  Álvaro Gomes / Ana Mª Beckmann / Arceu Batista / Athaide Anacleto / Carlos Lima / Cláudia Ioshida / Daniella Faria / Larissa Morales /  Lila Baiana / Marcia Roberta / Mariza Almeida / Paulo Ant. Silva / Rene Weber / Sandra Weber / Souza Daviola / Thadeu Villela.

APCEF: Altayr  Monteiro / Marcia Roberta / Larissa Nathaly / Bruna Santana (contato)

 

Direção e coordenação geral: Souza Daviola

 

*IMPORTANTE! são muitos os detalhes da produção, e precisamos da ajuda de TODOS para que possamos produzir um evento de bom nível, como já é padrão dessa maravilhosa equipe. PEÇO, especialmente a(o)s Coordenadora(e)s, que confiram os dados e informações pertinentes a sua coordenação e alinhem comigo as mudanças e atualizações necessárias EM TEMPO HÁBIL!!   SIMBORA BAILAR?!

 

INFORMAÇÕES GERAIS:

 

 

Evento: Almoço Dançante - Italiano

Traje: conforme tema (preferível mas não obrigatório)

Dia do evento: 01/10/2022 <<>>  Horário: das 11h às 18hs

Local: Clube da APCEF (Associação do Pessoal da CEF), Av. Yervant Kissajikian, 1.256 (esquina David Eid, 01) 

Público estimado: 300/350 convidados / 50 trabalhadores/colaboradores  "Força Tarefa"

Animação: Banda "Mania de Cantar"  <<>>  * repertório variado, nacional / internacional.

Iluminação / Efeitos / Decoração: Motivo: Itália

Personal Dancer: Não

Venda de convites: R$80 - individual

Venda de mesas: Com 8 cadeiras R$80,00 <> com 6 cadeiras R$60,00 (ver mapa)

Obs: Para manter a capacidade de convidados, todas as cadeiras devem ser ocupadas, ou liberadas para possíveis outros convidados.  
 

ATRAÇÕES EXTRAS!

 

* Não tem ...

 

Produção e organização: Assumme - Associação Para Um Mundo Melhor

Contato: ZAP (11) 97087-7122 

 

Apoio e Espaço Social: APCEF 

 

Colaboradores:

* Os eventos da Assumme só são possíveis graças as parcerias, apoios, doações e trabalho de empresas e pessoas comprometidas com o bem estar social, que se unem na busca de um Mundo Melhor, na certeza de que juntos construiremos uma sociedade mais justa e igualitária; obrigado a todos, e especialmente aos maninhos da  "FORÇA TAREFA ASSUMME!"

 

 

COMPETÊNCIAS - COORDENAÇÕES:

(Planejamento preliminar, podendo ocorrer modificações/adequações a critério das coordenadorias)

 

 

EVENTO:

01) Banda & Iluminação: competência > Thadeu Varella & Liciene Bueno 

02) Recepção: competência > Cláudia Ioshida e Sandra Weber

03) Atendimento aos  convidados: competência > Lila Baiana e Angelina Rocha

04) Personal Dancer: Não terá da produção! 

05) Comidas: competência >  Chef Larissa Morales

06) Bebidas: competência > Rene Weber

07) Drinks e Coqueteis: Não terá (falta de voluntário para coordenar e executar os drinks)

08) Fotos e filmagens: competência > Ninguem contratado. Vamos pedir que todos tirem fotos, façam clips e enviem para Assumme (11)97087-7122

09) Caixa: competência Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann

10) Força Tarefa: Competência > Souza Daviola.

 

PRODUÇÃO:

11) Decoração: competência e coord. > Lila Baiana; Cláudia Ioshida

12) Reserva/Venda de convites: competência > Souza Daviola 

13) Reserva/Venda de mesas: competência > Souza Daviola 

14) Criação de imagens, Divulgação & Promoção: competência > Núcleo de Comunicação <> coord. Souza Daviola

15) ECAD / licenças: competência > Souza Daviola
16) Descartáveis: competência > Souza Daviola

17) Limpeza & fachina: competência > Lila Baiana

18) Logística: competência > Souza Daviola

 

APOIO

19) Ambulância tripulada / postinho  médico: Competência Souza Daviola
20) Brigadista: competência > Souza Daviola 

21) Segurança: competência > Souza Daviola

22) Gerador: competência  > Souza Daviola

23) Estacionamento: competência > APCEF - R$10,00 pagos pelo convidado.

 

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PLANEJAMENTO, PROCEDIMENTOS & PROVIDÊNCIAS

(Planejamento preliminar, podendo ocorrer modificações/adequações a critério das coordenadorias)

1) BANDA / ILUMINAÇÃO: competência > Thadeu Vilella & Liciene Bueno (por ser de dia não terá iluminação especial!)

Providências:

* Thadeu > enviar até 20/08  a relação das músicas para Souza. (ECAD) = OK, boleto pago - R$1.156,00

* Produção > Disponibilizar a van e 2 voluntários na 6ª feira 16h00 para pegar os equipamentos na casa do Thadeu e ajudar a montar. Na 2ª feira ajudar a desmontar e levar de volta para casa. - OK, programado van da Assumme -  Beto e Reinaldo.

Pendências:

Status: em andamento

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02) RECEPÇAÕ (4 pessoas): Competência > Cláudia Ioshida e Sandra Weber 

Componentes: Cláudia Ioshida (coordenadora), Sandra Weber e + 2 voluntári(o)as selecionadas no dia do evento.

 

* CONVIDADO deverá ser recepcionado e apresentar seu voucher digital ou informar seu nome para verificação na relação de convidados. Após confirmação receberá uma pulseira de identificação na cor verde.

*Voluntários trabalhadores serão identificados com pulseiras vermelhas.

 

*Os convidados serão informados sobre a forma de pagamento de produtos no evento e orientados a comprar assummits no caixa.
 

Providências:
*Carregar as 5 maquinas de cartões na 6ª feira.

*Comprar as pulseiras de identificação. OK! chegam na 5ª feira.

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03) ATENDIMENTO AOS CONVIDADOS (20/25 pessoas): competência >  Lila Baiana e Angelina Rocha

 

COMO SERÁ::

* Moeda corrente no evento: Assumit - adquiridos no caixa, ou através de voluntário(a) credenciado(a) pela coordenadoria do caixa.

 

*ALMOÇO: Os convidados serão servidos por voluntárias em rechaud instalado no salão principal e no mezanino.
 

*BEBIDAS: Em cada mesa será disponibilizado 1 garrafa de vinho chileno, e cada convidado terá direito a 1 bebida (cerveja, refrigerante ou água). Demais bebidas serão cobradas a parte.

 

*O atendimento às mesa será setorizado.

 

*No dia do evento, a(o)s voluntária(o)s se apresentaram no local com pelo menos 1 hora de antecedência (10h) para serem orientada(o)s pela(o)s coordenadoras.

 

Status: Em andamento

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04) PERSONAL DANCER (? pessoas): Não contratremos. Se alguém quiser pode levar seu personal, pagando o convite.

05) COMIDAS (8 pessoas?): competência > Chef Larissa Morales

Componentes: Ver na planilha "Força Tarefa"

 

Como será: Tipo self-service, com rechaud nos dois pisos - convidados passarão com os pratos e voluntárias servirão.
Será formecida 1 sobremesa por convidado.

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06) BEBIDAS GELADAS (3 pessoas): competência > Rene Weber

Como será: Ver quantidades!!! abaixo s do ano 2019

cerveja Skol 269ml = 450 (30 cxs de 15unid)
cerveja Budweiser 269ml = 225 (15cxs de 15unid)
cerveja Malzbier 350ML = 60 (5cxs de 12unid)
cerveja Brahma "0" 350ml = 24 (2cxs de 12unid)
Coca-Cola normal 350ml = 96 (8 cxs de 12unid)
Coca-Cola Zero 350ml = 60 (5 cxs de 12unid)
Guaraná normal 350ml = 60 (5 cxs de 12unid)
Fanta Uva 350ml = 24 (2 cxs de 12unid)
Fanta Laranja 350ml = 36 (3 cxs de 12unid)
Água mineral 500ml = 288 (12 cxs de 24unid)

 

Providências: Souza comprará as bebidas na 5ª ou 6ª feira  

*Designar 2 voluntários para trabalhar junto no dia do evento.

*Será disponibilizado uma geladeira (isopor?) para o mesanino.

 

Status: Em andamento

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07) DRINKS E COQUETEIS (2/3 pessoas): Não terá por falta de voluntário com conhecimento e disponibilidade.

Providências:
 

Imprimir 50 cardápis de bebidas; postar cardapios no site;

 Providenciar a relação de material necessário para o desempenho da função (copos, canudos,  guardanapos...), aproveitando o excesso do ano passado. 

*Em tempo hábil, o(a)  providenciará/comprará todos os ingredientes e bebidas necessáros para a elaboração dos drinks e coqueteis, podendo informar a estimativa de custo e a conta bancária para depósito, ou, se preferir, comprar e ser ressarcida depois. 

Bebidas quentes estimadas:

Vodka Smirnoff 998ml = 2
Cachaça Sagatiba 700ml = 2
Saquê Fuji 740ml = 32

Run Bacardi 980ml =1

Pendências: 

Status: Não terá drinks.

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08) FOTOS E FILMAGENS (2 pessoas): competência > Ninguém contratado

 

* Pedimos que todos tirem fotos e façam clips, tanto da produção e organização quanto do dia do evento, e nos envie para que possamos editar, promover a Assumme e arquivar em nosso acervo histórico.  

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11) CAIXA (4 pessoas): competência > Paulo Antonio & Ana Maria Beckmann

Como será: *A excessão de possíveis convites na recepção, todo pagamento durante o evento será feito com A$ (Assumits) que serão adquiridos no caixa central ou trabalhadores sob orientação da coordenadoria de caixa.

* Teremos 4 máquinas de cartão de débito / crédito, para atendimento no caixa central e mesas, que serão disponibilizada para a coordenadoria de caixa na sexta feira 30/09. A coordenação se encarregará de orientar com antecedência os trabalhadores que irão manusear as máquinas, bem como deixá-las carregadas e prontas para o uso. 

 

Status: Em andamento

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12) FORÇA TAREFA  (+-60 pessoas): Competência > Souza Daviola  

Como será: *Os voluntários e colaboradores serão contatados por Souza Daviola, farão parte da planilha "Força Tarefa" com nome, telefone, endereço, e-mail, setor de trabalho (coordenadoria), modelo/placa de carro.

* A planilha ficará disponibilizada nessa página, e será atualizada sempre que necessário.

* O pagamento de convite será opcional para quem estiver relacionada(o) na planilha "Força Tarefa".

* O consumo de qualquer pessoa em qualquer setor se dará SOMENTE mediante pagamento com A$!! - Salvo orientação diferente do DIRETOR!

* Cada coordenador fica responsável pelos contatos com os voluntários da sua coordenadoria, bem como pela distribuição das tarefas, horários, procedimentos.... O salão, cozinha e demais dependências ficarão disponíveis a partir das 10h00 de sexta 30/09, para decoração, arrumação das mesas, iluminação, intalação do palco e equipamentos ...

* Dentro do possível,  as bebidas, comidas, descartáveis e outros devem ser levados na sexta feira, e os preparativos adiantados ao máximo

* No sábado, dia do evento, os voluntários a partir das 07hs para as arrumações finais, preparações de alimentos e outros. 

* O evento começa oficialmente às 11:00hs - Os voluntários devem chegar entre 09:30 e 10:00!  

Providências: Criar a planilha "Força Tarefa" (Souza); contatar e orientar voluntários.

 

Status: Criar planilha "Força Tarefa" Ok / contatar/orientar voluntários > em andamento

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13) DECORAÇÃO (5 pessoas): competência > Lila Baiana.

Como será: dentro do tema italiano

* O salão estará disponível para decoração na 5ª feira das 18hs às 21hs30, na 6ª feira das 10hs às 21hs30 e sábado a partir das 07hs

Status: Em andamento

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14) VENDA DE CONVITES: competência > Coordenação: Souza Daviola 

 

* Não haverá convite de cortezia (Orientação em TODOS os eventos da Assumme. Agradecemos a compreensão.),  

* Para os voluntários e colaboradores que fazem parte da "FORÇA TAREFA"  o pagamento de convite será opcional .

Providências: Criar a planilha e manter atualizado o espelho de vendas

Status: Planilhas OK / vendas em andamento

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15) RESERVA DE MESAS: competência > coord. Souza Daviola 

Como será: * Temos 44 mesas, sendo 35 c/8 cadeiras, 9 c/6 cadeiras. 

Valor da reserva: Mesa com 8 cadeiras = R$8,00 / Mesa com 6 cadeiras = R$60,00

* Serão reservadas 2 mesas (31 e 32) para a produção e reserva técnica

* Será reservada 1 mesa (15) para a diretoria da APCEF. 

* Quem reservar mesa, fica desde já ciente de que deve preencher todos os lugares com seus convidados, ou ocasionalmente aceitar outros convidados, visto que o evento prevê até 334 convidados e conta com 334 cadeiras disponíveis.

* A ocupação das mesas que eventualmente não forem reservadas se dará, gratuitamente, por ordem de chegada dos convidados indistintamente.

Providências: Criar e manter atualizado o "Mapa das Mesas"  

Pendências: 

Status: Em andamento

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16) CRIAÇÃO DE IMAGENS, DIVULGAÇÃO & PROMOÇÃO: competência > Núcleo de Comunicação <> coord. Souza Daviola

Como será: Mala direta digital, Boca a Boca, e-mail, telefone, WhatsApp, site, redes sociais, cartazes, filipetas, sinal de fumaça, tambor...

Providências: * Criação de 2 páginas específicas no site:

1) www.assumme.org.br/baile - com informações públicas sobre o evento;

2) www.assumme.org.br/cob - de acesso restrito aos organizadores e trabalhadores, com informações atualizadas sobre o andamento dos procedimentos;

* Confecção de 20 cartazes (5 tamanho A-3 e 15 tamanho A-4) para fixação em locais estratégicos;

* Envio do cartaz digitalizado para colaboradores que queiram compartilhar e/ou imprimir.

* Confecção de 2.000 filipetas para distribuição pelos trabalhadores e colaboradores da Assumme e na APCEF

Pendências: 

Status: OK > Criação de 2 páginas específicas COB e Página do Baile / Confecção de Convites, panfletos e cartazes /disponibilização de cartaz digitalizado PDF para impressão /  

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17) ECAD & LICENÇAS: competência > Souza Daviola

Como será: 

*Conforme visto no ano passado, não há necessidades de outras licenças além das habituais de competência da APCF.

*Crianças terão ingresso e permanência sempre acompanhadas dos pais e/ou reponsáveis, que se responsabilizarão 100% por elas e seus atos em todas as dependências do clube.

Providências: . ECAD pago: R$1.156,00 

Status: OK

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18) DESCARTÁVEIS: competência > Souza Daviola

Como será: Até 25/09 serão determinados os tipos e quantidades a serem usados; será feito levantamento do que temos em estoque, e o que faltar será comprado, preferencialmente na MAXX Embalagens, loja do nosso maninho e doador Wagner Franzoi 

Status: Em andamento

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19) Limpeza & Fachina:  coord. Lila Baiana

Como será: * Será contratada uma pessoa para limpesa mais pesada e manutenção dos banheiros.

* O recolhimento de copos e pratinhos nas mesas será feito pelas atendentes.

* Cada coordenadoria deverá programar e providenciar a montagem, desmontagem e limpesa do seu setor até a efetiva entrega do espaço no domingo. 

 Pendências: 

Status: Em andamento

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20) Logística: competência > Souza Daviola

Como será: Preferencialmente cada coordenador providenciará as necessidades do seu setor. Havendo necessidade, o Souza deverá ser acionado com tempo habil para providências de transportes e locomoções. A vanda Assumme focará a disposição da produção, inclusive no dia do evento 

Providências: Buscar equipamentos da banda 6ª feira às 16hs, e levar de volta no domingo.

Status: Em andamento

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21) AMBULÂNCIA / ENFERMEIRO / BRIGADISTA: competência Souza Daviola.

Ambulância tripulada OK, + postinho médico montado no 2º camarim.

Contato: Luiz 95454-0436.
Disponibilizada por ângela / gabinete do subprefeito Regional Jabaquara - Rodrigo - gabinete do ..... a pedido da Rosa Maria (Jornal Jabaquara) e Athaide (Sabesp - Construindo Pontes)

 

b) Vamos tentar conseguir um brigadista voluntário...se não conseguirmos, vamos contratar o mesmo do ano passado (R$200,00)

Pendências: Brigadista

Status:

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22) SEGURANÇA: competência > Souza Daviola 

Como será: Viatura da polícia Miltar que ficara circulando locarl e região. 

Status: OK

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23) GERADOR: Competência Souza Daviola

Como será: Tentando por empréstimo - Orçamento para aluguel: R$350,00 de 3,5KWA.

Status:  Pendente

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24) ESTACIONAMENTO: Competência APCEF

Como será: R$20,00 carro e R$10,00 moto, pagos pelo convidado.

*Voluntários da "Força Tarefa" terão acesso liberado, desde que cadastrados antecipadamente.

Status: OK! 

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Considerações:

Querido(a)s maninho(a)s; o já tradicional  "BAILE DA ASSUMME" é nosso maior evento anual, e reune grande número de pessoas, tanto trabalhadores quanto convidados e colaboradores.

Como você sabe, 100% da renda dos nossos eventos é revertida para os projetos humanitários da Assumme.

 A Assumme precisa do concurso de todos!! Participe, de sugestões, prontifique-se, divulgue ....

Nossos objetivos se tornam possíveis graças a capacidade dessa maravilhosa família, que tem responsabilidade social e não mede esforços na busca de um mundo mais justo e igualitário, doando tempo, bens materiais e principalmente o bem maior da humanidade: AMOR. 

Convide seus amigos também para participar desse evento e do movimento da Assumme em prol dos idosos, eles vão sentir o que você já sabe: "EM GRUPO VOCÊ FAZ O QUE SOZINHO SERIA INCAPAZ!"

 

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